Cov ntaub ntawv tus kheej tuaj yeem yooj yim thiab sai dhau los ua kev tsis koom nrog. Qhov tsis tau npaj koj cov ntaub ntawv dhau los, qhov nyuaj nws yuav yog kom pom lawv dua yav tom ntej. Txhawm rau pab ua kom koj tus kheej cov ntaub ntawv yooj yim mus nrhiav thiab xa tawm, koj yuav xav siv qee lub sijhawm thiab teeb tsa lawv kom raug. Qhov tseeb uas koj siv yuav nyob ntawm koj. Txawm li cas los xij, muaj qee txoj hauv kev yooj yim ntawm cov ntaub ntawv tus kheej lub koom haum uas koj tuaj yeem siv los pab koj kom tau txais koj cov ntaub ntawv kom raug.
Cov kauj ruam
Ntu 1 ntawm 4: Siv Txoj Kev Yooj Yim Hauv Lub Koom Haum
Kauj Ruam 1. Ua kom yooj yim
Lub ntsiab lus ntawm kev tsim cov txheej txheem ua ntaub ntawv yog ua kom yooj yim dua ntawm koj tus kheej. Koj yuav xav kom tsis txhob ua rau koj cov kab ke nyuaj dhau lossis tsis meej pem. Ua kom koj lub cev yooj yim npaum li koj tuaj yeem pab koj ua cov ntaub ntawv yooj yim lossis khaws cov ntaub ntawv twg los xij uas koj xav tau los ua haujlwm nrog.
- Tsuas yog sau cov ntaub ntawv uas koj xav tau. Kev khaws cia ntau dhau tuaj yeem ua rau koj cov kab ke clunky thiab nyuaj rau siv.
- Tsis txhob xav tau qhov nyuaj hauv koj cov ntaub ntawv kaw lus.
- Pov tseg cov ntaub ntawv uas koj paub tseeb tias koj tsis xav tau lawm.
Kauj Ruam 2. Siv qhov tob tob hauv koj lub cev
Nws yuav yog qhov txaus siab los tsim ntau pawg sib txawv thiab cov pawg hauv qab rau koj cov ntaub ntawv kom haum rau hauv. Txawm li cas los xij, nws yog lub tswv yim zoo uas tsuas yog ua ntu ntu dav thiab siv tsuas yog ntau npaum li qhov koj xav tau tiag tiag. Kev tsim ntau pawg tuaj yeem ua rau muaj qhov tsis sib xws thiab ua tsis tiav cov txheej txheem. Nco ntsoov tias koj tsim qhov tsim nyog ntawm kev teeb tsa lub hauv paus hauv koj lub kaw lus kom nws ua haujlwm tau zoo.
- Tsis txhob ua cov ncauj lus ntxaws ntxaws ntxaws rau koj cov kab ke. Piv txwv li, "Cov ntawv txais nyiaj, Khoom noj khoom haus, Mov ci" yuav nthuav dav heev kom muaj txiaj ntsig.
- Tsuas yog muaj ib pawg rau cov ntawv txais nyiaj txhua hli lossis ib hlis tuaj yeem tsim nyog rau koj li kev sau npe.
- Muaj ib ntu rau cov neeg siv khoom thiab tom qab ntawd npaj lawv hauv cov tsiaj ntawv yog ib qho piv txwv ntawm qib muaj txiaj ntsig ntawm qhov tob.
Kauj Ruam 3. Ua kom koj cov ntaub ntawv yooj yim mus nrhiav
Koj cov ntaub ntawv teev npe yuav tau txais txiaj ntsig zoo los ntawm qhov pom tseeb cues uas qhia rau koj paub qhov tseeb qhov twg khaws cia. Ua ntu ntu ntawm koj cov ntaub ntawv txheej txheem pom tseeb yuav pab koj sai sai nrhiav cov khoom lossis xa ib daim ntawv tseg. Khaws qee cov lus qhia no hauv siab thaum ua koj cov ntaub ntawv sawv tawm:
- Siv cov ntawv tais xim los qhia qee pawg lossis ntu.
- Sim khaws cov npe ntawm cov xim thiab cov pawg koj tau muab rau lawv.
- Siv daim ntawv lo cim kom pom tseeb koj cov ntaub ntawv.
- Khaws taug kev ntawm kev txiav ntawm koj cov ntawv tais ceev tseg. Sim siv tsuas yog ib daim nplaub tshev txiav rau txhua qeb lossis ntu.
Kauj Ruam 4. Xav txog hom kev ntim cov ntawv uas koj xav tau
Ua ntej koj tuaj yeem npaj koj cov ntaub ntawv, koj yuav tsum nrhiav qee yam los tso rau lawv. Yam twg ntawm cov ntawv ntim uas koj siv yuav nyob ntawm seb cov ntaub ntawv koj yuav tsum khaws, qhov tseem ceeb npaum li cas, qhov ntev ntawm cov ntaub ntawv, thiab qhov zaus uas koj xav tau nkag mus rau lawv. Ua tibzoo saib ntawm qee cov lus qhia no kom tau txais lub tswv yim ntawm cov ntaub ntawv ntim khoom twg yuav haum rau koj:
- Yog tias koj xav tau khaws cov ntaub ntawv tseem ceeb heev, txiav txim siab yuav lub thawv ntim khoom pov thawj hluav taws.
- Nrhiav Tus Kws Sau Npe Laboratory foob rau ntawm lub thawv tuaj yeem qhia tias lub thawv yuav tiv thaiv koj cov ntaub ntawv li ib teev nyob rau hauv qhov hluav taws kub nrog qhov kub ntawm 1700 degrees Fahrenheit.
- Txog cov ntaub ntawv tsis tu ncua, koj yuav xav yuav lub hauv paus ua ntaub ntawv. Txog cov ntaub ntawv rhiab lossis tsis pub lwm tus paub, txiav txim siab yuav lub tub rau khoom kom ruaj ntseg dua lossis nyab xeeb.
- Koj yuav xav kom ntseeg tau tias koj lub thawv ntim ntawv muaj chaw txaus los tuav tag nrho koj cov ntaub ntawv.
- Yog tias koj muaj cov ntaub ntawv tsis txawv txav, txheeb xyuas tias lawv tuaj yeem haum rau hauv koj lub thawv ntim khoom. Ua piv txwv ua ntej, cov ntaub ntawv raws txoj cai tuaj yeem cuam tshuam qhov loj ntawm daim nplaub tshev uas xav tau nrog rau qhov ntev cia.
Ntu 2 ntawm 4: Npaj Koj Cov Ntaub Ntawv
Kauj Ruam 1. Sau tag nrho koj cov ntaub ntawv
Ua ntej koj tuaj yeem pib npaj koj cov ntaub ntawv, koj yuav xav kom ntseeg tau tias koj tau txais tag nrho koj cov ntaub ntawv nyob rau ntawm koj xub ntiag. Tsis txhob txhawj txog yuav ua li cas koj cov ntaub ntawv raug teeb tsa lossis npaj tam sim no. Txog tam sim no, sau tag nrho cov ntaub ntawv uas koj xav tias yuav tsum tau khaws thiab npaj kom txheeb lawv.
- Tshem tawm cov ntaub ntawv qub uas koj twb tau txheeb lawm. Koj yuav xav rov teeb tsa lawv kom haum nrog cov kab ke tshiab uas koj tab tom tsim.
- Nco ntsoov tias koj tau txais tag nrho koj cov ntaub ntawv tsis ntev los no sau thiab npaj kom raug txheeb.
Kauj Ruam 2. Txheeb koj cov ntaub ntawv rau hauv cov khoom nquag thiab khaws cia
Thaum koj npaj koj cov ntaub ntawv, nws tuaj yeem pab tsim lawv ua ob pawg tseem ceeb: cov ntaub ntawv nquag uas koj xav tau los ua haujlwm nrog thiab cov ntaub ntawv khaws cia uas koj xav khaws cia. Qhov no yuav pab koj nkag mus rau cov ntaub ntawv koj siv ntau zaus thiab khaws cia cov ntaub ntawv uas koj tsis tas yuav xav tau tam sim ntawd.
- Cov ntaub ntawv nquag yog cov ntaub ntawv uas koj tseem xav tau chaw nyob, siv lossis lwm yam siv tau ntau zaus.
- Cov ntaub ntawv khaws cia yog cov ntaub ntawv uas koj yuav tsis xav tau nyob rau yav tom ntej, tab sis tseem xav tau khaws cia.
Kauj Ruam 3. Tsim thiab sau cov pawg kom raug rau koj qhov system
Tom qab koj tau txais koj cov ntaub ntawv ua ke nyob rau hauv ib qho chaw, koj tuaj yeem nqa cov khoom lag luam sai ntawm lawv. Thaum koj tab tom tshuaj xyuas koj cov ntaub ntawv, nco ntsoov cov pawg dav dav uas lawv yuav haum. Sau cov pawg no los tsim cov txheej txheem kev teeb tsa yooj yim uas koj yuav siv rau koj cov ntaub ntawv. Ua tibzoo saib ntawm qee yam ntawm pawg no kom tau txais lub tswv yim ntawm cov uas koj yuav xav siv:
- Cov ntaub ntawv raug cai nrog cov pawg me me xws li daim ntawv pov thawj hnub yug, daim ntawv tuag lossis daim ntawv sib yuav.
- Cov ntaub ntawv nyiaj txiag uas npog koj cov ntsiab lus hais txog nyiaj txiag yav dhau los, cov ntaub ntawv hauv npav rho nyiaj, daim ntawv tshabxo nuj nqi lossis cov ntsiab lus nyiaj txiag txhua xyoo.
- Cov ntaub ntawv teev khoom.
- Cov ntaub ntawv tus kheej xws li daim ntawv pov thawj kawm tiav, cov ntaub ntawv ua haujlwm, cov ntaub ntawv noj qab haus huv thiab txoj cai tuav pov hwm.
Kauj Ruam 4. Ua cov ntaub ntawv khaws cia ntev
Muab cov ntaub ntawv uas koj tau sau npe ua cov ntaub ntawv khaws cia rau hauv koj lub ntim cia ntev. Cov ntaub ntawv no yuav tsis raug nkag mus ntau zaus, yog li ua kom ntseeg tau tias lawv tau muab tso rau hauv lawv cov pawg kom raug nyob rau hauv cov kab ke ua ntaub ntawv rov qab los. Cov ntaub ntawv khaws cia yuav zoo li feem ntau ntawm koj cov ntaub ntawv thiab teeb tsa cov ntaub ntawv.
- Kev khaws cia ntev tuaj yeem faib ua ob pawg ntxiv: cov ntaub ntawv ruaj khov thiab cov ntaub ntawv "tuag".
- Cov ntaub ntawv ruaj khov yuav suav nrog cov ntaub ntawv kev kawm, ntaub ntawv ua haujlwm lossis lwm yam ntaub ntawv tseem ceeb uas koj tseem xav tau nkag mus.
- Cov ntaub ntawv "Tuag" yog cov ntaub ntawv uas koj yuav tsis xav tau nkag mus ntxiv. Cov ntaub ntawv sau se qub tuaj yeem haum hauv pawg no. Nco ntsoov, txawm li cas los xij, cov ntawv ua se yuav tsum khaws cia rau xya xyoo.
Kauj Ruam 5. Muab koj cov ntaub ntawv tam sim no tso rau hauv koj cov ntaub ntawv nquag
Cov ntaub ntawv uas koj yuav siv ntau zaus lossis tseem xav tau tshuaj xyuas, yuav tsum tau muab tso rau hauv koj li ntaub ntawv nquag. Nqe lus no hauv koj cov ntaub ntawv yuav tso cai rau koj nkag mus sai cov ntaub ntawv uas tsis tau npaj txhij rau kev khaws cia. Cov hauv qab no yog plaub yam uas nquag siv tshaj plaws hauv pawg uas koj yuav txiav txim siab siv:
- Cov ntaub ntawv uas tseem xav tau koj ua tib zoo mloog.
- Cov ntaub ntawv uas koj tseem xav tau nyeem lossis tshuaj xyuas.
- Cov nqi uas koj tseem yuav tau them.
- Cov ntaub ntawv uas npaj txav mus rau qhov chaw cia khoom ntev.
Ntu 3 ntawm 4: Npaj Cov Ntaub Ntawv Hauv Xov Tooj
Kauj Ruam 1. Pib nrog cov pawg dav tom qab ntawd tau txais qhov tshwj xeeb
Ib yam li nrog koj cov ntaub ntawv lub cev, koj yuav xav pib nrog cov pawg dav tshaj plaws uas koj cov ntaub ntawv haum rau. Piv txwv li, yog tias koj yog tus neeg cog lus ywj pheej, koj yuav xav npaj koj cov ntaub ntawv los ntawm chaw ua haujlwm. Ntawd yog, tsim ib daim nplaub tshev rau txhua tus ntawm lawv. Tom qab ntawd, koj yuav tsum faib koj cov ntaub ntawv nyob hauv txhua qeb dav mus rau hauv me dua. Qhov no txhais tau tias koj cov tswv ntiav haujlwm tuaj yeem sib faib ntxiv rau hauv cov ntawv sib txawv uas muaj cov ntaub ntawv hais txog txhua qhov haujlwm nrog tus tswv ntiav haujlwm ntawd.
- Xav txog kev nyob sib haum hauv txhua pawg dav. Qhov no yuav ua rau koj cov ntaub ntawv yooj yim mus nrhiav. Piv txwv li, koj tuaj yeem muaj lub subfolder rau txhua qhov haujlwm muaj cov ntaub ntawv xws li "cov ntaub ntawv phiaj xwm", "kev them nqi," thiab "kev sib txuas lus."
- Koj tseem tuaj yeem npaj cov ntawv nthuav dav los ntawm lub xyoo yog tias zoo li yooj yim dua lossis cuam tshuam rau koj cov ntaub ntawv.
Kauj Ruam 2. Luam theej duab lossis rub tawm cov ntaub ntawv uas koj tseem tsis tau siv hluav taws xob
Nws tuaj yeem muaj txiaj ntsig kom muaj tag nrho koj cov ntaub ntawv khaws tseg hauv tshuab hluav taws xob hauv ib qho. Txawm hais tias lub sijhawm xav tau, koj yuav tsum sim luam theej tawm ntawm koj cov ntaub ntawv lub cev kom ntau li ntau tau kom lawv tuaj yeem txuag tau hluav taws xob thiab thim rov qab. Ib qho ntxiv, nco ntsoov rub tawm txhua cov ntaub ntawv tuav hauv online hauv lwm qhov chaw, tsuas yog thaum lub vev xaib hosting ua tsis tiav thaum koj xav tau cov ntaub ntawv dua. Npaj cov ntaub ntawv no zoo li koj xav tau lwm tus.
Kauj Ruam 3. Muab koj cov npe tshwj xeeb rau cov ntaub ntawv
Cov ntaub ntawv npe yuav tsum nkag siab tau yooj yim thiab tshwj xeeb. Ntawd yog, koj yuav tsum muaj peev xwm saib koj cov npe cov ntaub ntawv thiab tam sim paub tias dab tsi muaj nyob hauv lawv. Sim suav nrog hnub tim, tus cim ntawm cov ntawv tais ceev tseg uas yuav muaj cov ntawv, thiab tus neeg piav qhia. Piv txwv li, daim ntawv sau nqi tsim thaum Lub Rau Hli 2016 rau koj cov neeg siv khoom X Corp yuav raug hu ua "0616_XCorp_Invoice_2." Qhov no yuav tso cai rau koj kom paub tseeb tias cov ntaub ntawv muaj dab tsi yam tsis siv sijhawm los qhib nws.
Txawm li cas los xij qhov system koj siv rau npe koj cov ntaub ntawv, tsuas yog nco ntsoov ua kom xwm yeem. Thaum koj tau xaiv lub kaw lus, lo nrog nws; nws yuav nyuaj rau rov qab thiab hloov npe tag nrho koj cov ntaub ntawv tom qab
Kauj Ruam 4. Rov qab koj cov ntaub ntawv tsis tu ncua
Qhov txaus ntshai thawj zaug ntawm kev khaws cov ntaub ntawv hluav taws xob yog tias koj cov ntaub ntawv raug cuam tshuam los ntawm kev poob lub computer. Npaj rau qhov no los ntawm kev thaub qab koj cov ntaub ntawv mus rau qhov kev pabcuam online, CDs, lossis sab nraud nyuaj tsav. Nco ntsoov sau cov khoom siv khaws cia kom meej li koj tau sau koj cov ntawv. Yog tias koj muaj tus tsav sab nraud lossis CDs, txiav txim siab khaws lawv nyob rau hauv qhov chaw nyab xeeb kom deb ntawm koj thawj qhov chaw nyob kom tsis txhob poob tag nrho los ntawm hluav taws lossis xwm txheej ntuj.
Ntu 4 ntawm 4: Tswj Koj Cov Ntawv Teev Npe
Kauj Ruam 1. Khaws nrog koj lub cev
Tom qab koj tau tsim koj lub kaw lus, koj yuav xav siv nws raws li koj xav tau. Mus dhau deb dhau, tsis quav ntsej cov khoom uas yuav tsum tau foob lossis ua cov ntaub ntawv tsis raug tuaj yeem ua rau rov ua haujlwm nyuaj uas koj tau tso rau hauv.
- Qee zaum nrhiav cov ntaub ntawv uas tsis nyob ntawm qhov chaw tuaj yeem pab ua kom koj lub kaw lus ua tiav.
- Tsis txhob tsis quav ntsej xa koj cov ntaub ntawv nquag mus rau hauv koj cov ntaub ntawv khaws cia.
Kauj Ruam 2. Tshem cov ntaub ntawv qub
Qee cov ntaub ntawv xav tau los khaws cia rau lub sijhawm ntev. Txawm li cas los xij, koj li kev ua ntaub ntawv thov yuav muaj qhov loj me thiab yuav kom koj tshem tawm cov ntaub ntawv uas tsis xav tau ntxiv. Kev tsis tu ncua ntawm koj cov ntaub ntawv kaw lus yuav pab ua kom lub kaw lus ntawd ua tiav thiab ua haujlwm tau zoo.
- Ntau cov ntaub ntawv nyiaj txiag qub yuav tsum khaws cia rau ntau xyoo.
- Cov peev txheej qub, cov ntawv hais txog nyiaj txiag lossis cov cai txhua xyoo yuav tsum tau khaws cia rau ib xyoos nkaus xwb.
- Tshem cov ntaub ntawv qub yuav tsim chaw rau cov ntaub ntawv xa tuaj.
- Kev tshem tawm cov ntaub ntawv uas tsis tsim nyog yuav ua rau nws yooj yim dua los nrhiav cov ntaub ntawv uas koj xav tau.
- Tib yam mus rau cov ntaub ntawv hluav taws xob. Rho tawm ib qho theej tawm, tsis siv, lossis cov ntaub ntawv tsis tsim nyog los ntawm cov haujlwm yav dhau los.
Kauj Ruam 3. Khaws cov ntaub ntawv hluav taws xob qub
Cov ntaub ntawv qub uas tseem muaj feem cuam tshuam lossis ib hnub twg yuav raug xa rov qab tuaj yeem khaws tau. Qhov no txhais tau tias khaws lawv kom deb ntawm koj cov txheej txheem ua ntawv thov tab sis ua kom lawv muaj kev sib koom thiab nkag tau yooj yim. Txiav txim siab teeb tsa ib pawg dav ntxiv rau cov ntaub ntawv khaws tseg. Tsiv cov ntaub ntawv tsis siv rau hauv daim nplaub tshev no nrog lawv cov subfolder formatting lawm. Yog tias koj xav khaws cov ntaub ntawv khaws tseg ntawm txoj hauv kev ntawm koj lub vijtsam ntawv, sim tso tus "z" nyob rau hauv ntej ntawm lub npe cov ntaub ntawv kom nws mus rau hauv qab ntawm koj daim ntawv xaj cov ntawv. Piv txwv li, koj tuaj yeem hu nws "z_archive" lossis qee yam zoo sib xws.
Kauj Ruam 4. Txhim kho koj cov ntaub ntawv
Tau txais koj cov ntaub ntawv nyob rau hauv kev txiav txim thiab khaws cia li ntawd txoj kev tuaj yeem ob leeg muaj txiaj ntsig thaum nws los txog rau koj tus kheej kev teeb tsa. Txawm li cas los xij, yuav ib txwm muaj chav rau kev txhim kho hauv koj cov ntaub ntawv. Raws li koj txuas ntxiv ua haujlwm nrog koj cov ntaub ntawv kaw lus, khaws qhov muag rau ib qho kev txhim kho uas koj tuaj yeem ua los pab ua kom nws ua tau zoo dua.
- Tej zaum koj yuav xav tshem tawm pawg uas koj tsis zoo li siv.
- Pawg uas zoo li siv ntau dhau yuav tsum tau muab cais ua pawg me.
